Ενημέρωση περί της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Στο πλαίσιο χορήγησης υποτροφιών η Αστική Μη Κερδοσκοπική Εταιρία (εφεξής εμείς) θα επεξεργαστούμε, με την ιδιότητα των «υπευθύνων επεξεργασίας», τα στοιχεία που παρέχουν οι υποψήφιοι με την αίτησή τους, καθώς και όσα αναφέρονται σε αυτήν και θα ληφθούν όπως περιγράφεται σε αυτήν σε συμμόρφωση με την σχετική εφαρμοστέα νομοθεσία για την προστασία των Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Με την συμπλήρωση και υποβολή της αίτησης χορήγησης υποτροφίας ο υποψήφιος αναγνωρίζει και αποδέχεται το δικαίωμα μας να επεξεργαστούμε τα εν λόγω στοιχεία του όπως περιγράφεται εδώ.

Σε περίπτωση που, μέσω της αίτησης ή της εκτέλεσης της σύμβασης υποτροφίας, ο υποψήφιος/υπότροφος αντίστοιχα μας παρέχει στοιχεία τρίτων προσώπων (όπως καθηγητών, συνερευνητών κ.ο.κ.), ο υποψήφιος/υπότροφος αντίστοιχα αναλαμβάνει και εγγυάται ότι αυτές οι πληροφορίες έχουν συλλεχθεί νόμιμα από τον ίδιο και ότι έχει το δικαίωμα να τα διαβιβάζει σε εμάς για τον σκοπό που αναφέρεται εδώ.

Τονίζουμε ότι για την υποβολή της αίτησης ή/και την εκτέλεση της σύμβασης υποτροφίας δεν ζητάμε καταρχήν ούτε συλλέγουμε Δεδομένα ειδικής κατηγορίας (όπως πληροφορίες/πιστοποιητικά για την υγεία του υποψηφίου/Υποτρόφου αντίστοιχα) που αφορούν τον υποψήφιο/Υπότροφο αντίστοιχα. Ρητώς ορίζεται ότι στην περίπτωση και μόνο που ο υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα παρέχει οικειοθελώς τέτοια Δεδομένα, θα συλλέξουμε και θα επεξεργαστούμε τα Δεδομένα αυτά κατόπιν της ρητής συγκατάθεσής του υποψηφίου/Υποτρόφου αντίστοιχα , η οποία δίνεται σε χωριστό πεδίο στην παρούσα αίτηση, εκτός εάν η επεξεργασία των στοιχείων αυτών επιτρέπεται από άλλη νομική βάση, όπως σε περίπτωση που ο υποψήφιος/Υπότροφος αντίστοιχα με δική του πρωτοβουλία δημοσιοποιήσει οικειοθελώς την σχετική πληροφορία.

Θα επεξεργαστούμε τα εν λόγω Δεδομένα του υποψηφίου/υποτρόφου αντίστοιχα για να μπορέσουμε αρχικά να διαχειριστούμε και να αξιολογήσουμε την αίτησή του για τους σκοπούς επιλογής των προσώπων που θα λάβουν υποτροφία από την Αστική Μη Κερδοσκοπική Εταιρία και εφόσον το σχετικό αίτημα τύχει εγκρίσεως από εμάς, την σύναψη και εκτέλεση της σχετικής σύμβασης και λοιπών εγγράφων για την καταβολή της υποτροφίας. Επίσης, εφόσον η σχετική αίτηση γίνει δεκτή και ο υποψήφιος/υπότροφος αντίστοιχα το επιλέξει, θα μπορούμε να κάνουμε χρήση ορισμένων Δεδομένων του, που θα αναφέρονται ρητά στην αίτηση (ονοματεπώνυμο, εικόνα, βιογραφικά στοιχεία) για λόγους προβολής από εμάς του Προγράμματος Υποτροφιών και των επιτυχόντων αυτού. Τα αρμόδια τμήματα και το προσωπικό μας που διαχειρίζονται και αξιολογούν τα αιτήματα αυτά θα επεξεργαστούν τα Δεδομένα του υποψήφιου/υποτρόφου αντίστοιχα για τον ανωτέρω σκοπό, καθώς είναι απαραίτητο για την επιλογή των υποτρόφων της Αστικής Μη Κερδοσκοπικής Εταιρίας και την εκτέλεση των σχετικών συμβατικών κειμένων. Στο πλαίσιο αυτό, μπορεί να αναθέτουμε την επεξεργασία όλων ή ορισμένων αναγκαίων Δεδομένων του υποψηφίου/υποτρόφου αντίστοιχα, υπό τις προϋποθέσεις του νόμου και για τους σκοπούς της υλοποίησης της εν λόγω διαδικασίας αξιολόγησης, σε τρίτους συνεργάτες μας (όπως ενδεικτικά σε ακαδημαϊκούς συμβούλους, τεχνικούς ή και νομικούς συμβούλους μας), οι οποίοι θα ενεργούν ως «εκτελούντες την επεξεργασία» και θα δεσμεύονται από υποχρέωση εχεμύθειας και λοιπές υποχρεώσεις που θα ορίζονται σε συμβάσεις ή/και νομικές πράξεις αποκλειστικά για
την παροχή υπηρεσιών προς εμάς και όχι για ίδιο λογαριασμό, εκτός εάν τους παρέχετε εσείς αυτό το δικαίωμα.

Σε περίπτωση που η αίτηση του υποψηφίου δεν είναι επιτυχής, θα διαγράψουμε το φυσικό αρχείο που θα μας έχει παράσχει εντός εξαμήνου από την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων. Θα κρατήσουμε τα Δεδομένα του υποψηφίου που περιέχονται στην ηλεκτρονική αίτηση μετά το πέρας της διαδικασίας επιλογής των υποτρόφων για όσο διάστημα απαιτείται προκειμένου να ανταπεξέλθουμε στις υποχρεώσεις διαφάνειας σε σχέση με τις διαδικασίες επιλογής υποτρόφων και για την άσκηση και υπεράσπιση νόμιμων αξιώσεών μας έναντι τρίτων, λαμβάνοντας υπόψιν τις απαιτήσεις της εν λόγω νομοθεσίας και των περιόδων παραγραφής για την άσκηση νομικών ενεργειών.

Σε περίπτωση που η αίτηση είναι επιτυχής, τα εν λόγω Δεδομένα και όσα τυχόν χρειαστούν από τον υποψήφιο/υπότροφο, θα τηρούνται για την εκπλήρωση του σκοπού της χορήγησης σε αυτόν της αντίστοιχης υποτροφίας υπό τους όρους που έχει ορίσει το Ίδρυμα και έχουν κοινοποιηθεί δυνάμει του παρόντος σε συμμόρφωση με την εφαρμοστέα νομοθεσία αλλά των εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών της Αστικής Μη Κερδοσκοπικής Εταιρίας. Στην περίπτωση αυτή τα Δεδομένα του Υποτρόφου θα τα τηρούμε για όλη την διάρκεια ισχύος της μεταξύ μας συμφωνίας προς χορήγηση υποτροφίας. Μετά το πέρας των εν λόγω περιόδων θα τηρούμε τα Δεδομένα του Υποτρόφου για την εκπλήρωση του σκοπού για τον οποίο τα Δεδομένα παρασχέθηκαν και προς συμμόρφωσή μας με τις νόμιμες υποχρεώσεις μας, λαμβάνοντας υπόψιν τις απαιτήσεις της εν λόγω νομοθεσίας, των περιόδων παραγραφής για την άσκηση νομικών ενεργειών.

Θα μπορούμε να τηρούμε τα στοιχεία επικοινωνίας του υποψηφίου/υποτρόφου αντίστοιχα (email, τηλέφωνο) σε περίπτωση που έχει σημειώσει την επιλογή στην αίτηση για τη λήψη ενημερωτικών δελτίων από εμάς και μέχρι να ανακαλέσει αυτή την απόφασή του.

Η συμπλήρωση και υποβολή σε εμάς της αίτησης είναι απαραίτητη προκειμένου ο υποψήφιος να δηλώσει την συμφωνία του για την υπαγωγή του στους όρους λήψης υποτροφίας από την Αστική Μη Κερδοσκοπική Εταιρία όπως γνωστοποιούνται δια του παρόντος. Συνεπώς, η μη παροχή των εν λόγω Δεδομένων από τον υποψήφιο θα συνεπάγεται την αδυναμία μας να εκπληρώσουμε τους σκοπούς που ορίζονται στο παρόν και στον νόμο και συνεπώς να απορρίψουμε το αίτημα χορήγησης στον συγκεκριμένο υποψήφιο της αιτηθείσας υποτροφίας.

Αναφορικά με την προπεριγραφόμενη επεξεργασία που κάνουμε, ο υποψήφιος/υπότροφος αντίστοιχα έχει τα δικαιώματα που αναγνωρίζει, υπό τους εκεί ειδικότερους όρους και προϋποθέσεις, ο νόμος και ειδικότερα:
Το δικαίωμα ενημέρωσης και πρόσβασης στα Δεδομένα του που θα επεξεργαζόμαστε, o Το δικαίωμα της διόρθωσης ή και διαγραφής αυτών,
Το δικαίωμα να εναντιωθεί στην επεξεργασία και να ζητήσει τον περιορισμό της επεξεργασίας, o Το δικαίωμα της φορητότητας των Δεδομένων του σε άλλο υπεύθυνο επεξεργασίας ή εκτελούντα την επεξεργασία.
Όπου η επεξεργασία βασίζεται στην συγκατάθεση του υποψηφίου/υποτρόφου αντίστοιχα, το δικαίωμα να ανακαλέσει αυτή τη συγκατάθεση ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση της συγκατάθεσης που τυχόν είχε δώσει θα έχει ισχύ μόνο για το μέλλον και οποιαδήποτε επεξεργασία έγινε επί τη βάση της συγκατάθεσης θα παραμείνει νόμιμη μέχρι την ανάκληση αυτής. Θα πρέπει να γνωρίζει κάθε υποψήφιος/υπότροφος αντίστοιχα ότι η ανάκληση της συγκατάθεσης ή η εναντίωση θα συνεπάγεται κατά πάσα πιθανότητα την αδυναμία μας να εκπληρώσουμε τους σκοπούς που ορίζονται στο παρόν. Θα μπορούμε να επεξεργαζόμαστε τα στοιχεία του υποψηφίου/υποτρόφου αντίστοιχα και μετά την ανάκληση της συγκατάθεσης εφόσον και στο μέτρο που επιτρέπεται από τον νόμο και ιδίως προκειμένου να συμμορφωθούμε με κάποια νομική ή καταστατική υποχρέωσή μας ή/και για να ασκήσουμε ή υπερασπιστούμε τα δικαιώματά μας.

Σε περίπτωση που ο υποψήφιος/υπότροφος αντίστοιχα ασκήσει κάποιο από τα ανωτέρω δικαιώματα, θα λάβουμε κάθε αναγκαίο μέτρο για να ικανοποιήσουμε το σχετικό αίτημά εντός των προβλεπομένων στη νομοθεσία χρονικών προθεσμιών, ενημερώνοντας τον συγκεκριμένο υποψήφιο/Υπότροφο αντίστοιχα γραπτώς για την ικανοποίηση του αιτήματος, άλλως για τους λόγους που εμποδίζουν την άσκηση του εν λόγω δικαιώματος ή την ικανοποίηση αυτού.

Η άσκηση των εν λόγω δικαιωμάτων θα πρέπει να γίνεται εγγράφως με αποστολή του σχετικού αιτήματος στην ηλεκτρονική διεύθυνση info@eig-foundation.com υπόψιν του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων.

Σε περίπτωση που ο συγκεκριμένος υποψήφιος/υπότροφος αντίστοιχα διαφωνεί με την απόκριση σε σχετικό αίτημά του και την επεξεργασία των Δεδομένων του που κάνουμε σύμφωνα με το παρόν, δικαιούται να απευθύνει αίτημα στην αρμόδια εποπτεύουσα αρχή (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα), η οποία επιλαμβάνεται, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς της, των εγγράφων καταγγελιών σύμφωνα με τις οδηγίες που περιέχονται στον ιστότοπό της (www.dpa.gr).